Fra et institutt ytrer ønske om å besette en stilling og til den aktuelle personen får tilbud om stillingen, tar det gjerne tre måneder. Hvis vedkommende har standard tre måneders oppsigelse, tar det samlet et halvt år å få tilsatt personer i tekniske og administrative stillinger ved UiB.
– UiB har en forferdelig tungvint måte å ansette folk på, og det gjelder ikke bare til tekniske og administrative stillinger. Vi mister folk fordi når vi er ferdige med vår prosess, har de vi ønsker fått jobbtilbud fra andre steder, sier instituttleder Jarl Giske ved Institutt for biologi.
Han får medhold fra instituttleder Alfred Halstensen ved Institutt for indremedisin.
– Det er systemet som er årsaken til at det tar lang tid å ansette folk. At det i beste fall går seks måneder før vi får tak i en ny person, er for lenge, sier Halstensen.
– Urettferdig system
Administrasjonssjef Ove Botnevik ved Institutt for indremedisin har jevnlig mellom 30 og 40 ansettelsessaker i prosess. Han er overgitt over rutinene i forbindelse med ansettelser ved universitetet.
– Ledelsen må gå gjennom prosessen og se med kritisk blikk på hvordan det fungerer. Det finnes regler i bunn, men dersom arbeidsgiver og organisasjonene blir enige om en lokal tilpassing, mener jeg det er mulig å halvere ansettelsestiden, sier Botnevik.
Instituttene frykter at de mister gode hoder i den langtekkelige prosessen.
– Spesielt i disse tider når det er konkurranse på arbeidsmarkedet opplever vi at det er et stort problem å få tak i folk. Vi har så mange kontrollorgan at i vår søken etter rettferdighet oppnår vi det motsatte, mener Alfred Halstensen.
Kun institutt og fakultet
Ifølge Botnevik og Halstensen skyldes mye av problemet at alle faste ansettelser må innom tre nivåer i universitetssystemet. Det mener de er unødvendig.
– De store fakultetene har såpass mange stillinger i prosess at de kan etablere et lokalt tilsettingsråd med kompetanse til å håndtere slike saker. Dermed slipper personalavdelingen å vurdere saken, og prosessen blir enklere, foreslår Botnevik.
Instituttene vil da fungere som et operativt nivå, og fakultetene som et kontrollnivå.
Jarl Giske foreslår at alle nivå enten jobber med samme ansettelse samtidig, eller at ett av nivåene gjør hele jobben. Bare i kompliserte saker bør de høyere nivåene komme inn med sin ekspertkompetanse, mener Giske.
Foreslår nye regler
Personal- og organisasjonsavdelingen (POA) deler synet til instituttledelsen ved indremedisin, om at ansettelsesprosessen tar for lang tid.
– Ved personal- og organisasjonsavdelingen har vi over lengre tid hatt fokus på dette, og det kommer vi til å fortsette å ha fremover. Dersom vi skal redusere tiden det tar å tilsette en person må alle ledd bidra med redusert saksbehandlingstid. Samtidig er det et kapasitets- og ressursspørsmål. Vi har nok alle muligheter til å knipe inn på tiden, gitt at vi har de tilstrekkelige ressursene, sier Line Rye, konstituert direktør ved POA.
Det nye personalreglementet for UiB var oppe til behandling i universitetsstyret i april og er en revisjon av ”Personalreglement for tekniske og administrative stillinger” fra 1991/92. I forslag til nytt personalreglement er det lagt inn flere endringer i tilsettingsprosessen, som POA mener vil redusere ansettelsestiden.
* Minimum lengde på fristen for å søke stillinger kortes ned fra tre til to uker.
* Det sentrale tilsettingsrådet erstattes av to tilsettingsråd, ett for administrative og ett for tekniske ansettelser. Antall medlemmer i tilsettingsrådet reduseres fra syv til fem.
I tillegg skal antall nivåer som er involvert i utlysning av stillinger reduseres fra tre til to. Dermed overtar fakultetene ansvaret for utlysningen.
– Vi er helt klart interessert i å få en kortere saksgang i tilsetningssaker. Det formelle regelverket i staten medfører at tilsettingssaker tar noe lengre tid enn i private bedrifter, sier seniorkonsulent Kari E. Lønøy i POA.
Ove Botnevik mener imidlertid endringene burde vært langt større.
– Fra mitt ståsted er det ønskelig at man viste vilje til å gå inn i problemet og foreslå mer gjennomgripende endringer, som fanger opp problemstillingen med trenivåstruktur, sier Botnevik.
– Urettferdig med midlertidige ansettelser
Midlertidige ansettelser kan instituttene ha gjennomført i løpet av tre uker, ifølge Alfred Halstensen. Ofte ansetter han folk som er høyt ønsket og ledige på arbeidsmarkedet i midlertidige stillinger først, slik at instituttene kan holde på dem inntil en fast ansettelse er klar.
Men han er ikke fornøyd med praksisen.
– Når folk havner i midlertidige stillinger fjerner man seg fra det rettferdige i et ansettelsesforhold. Du får en person inn i et arbeidsforhold som i realiteten er på en slags prøving. Det er i seg selv ingenting galt med midlertidige ansettelser, men det blir ikke helt likt og rettferdig for andre som søker faste stillinger, påpeker Halstensen.
