Betre innkjøp kan gi milliongevinst
Universitetet i Bergen (UiB) skal forbetre innkjøpsrutinene. Det kan redusere dei årlege utgiftene med fleire titals millionar kroner.
Innkjøp utgjer om lag ein tredel av budsjettutgtiftene, og årleg handlar UiB varer og tenester for 800 millionar kroner. Sjølv små innsparingar kan dermed gi store gevinstar. Både i forhold til leverandørar og styrking av interne rutiner er det mykje å hente, ifølgje økonomi- og personalvdelinga.
Kanskje 40 millionar
– Greier vi å utnytte konkurransemomentet i marknaden kan vi lett spare inn fleire prosent, seier avtroppande innkjøpssjef Knut Ivar Lohne, som frå nyttår overlet jobben til Kjetil Skog.
Skog får ansvaret for å følgje opp endringane av innkjøpsrutinene. Han trur fem prosent utgiftsreduksjon er innan rekkevidde.
– Auka fokus på innkjøp skal gi store utslag. Oppnår vi fem prosent betre prisar ved innkjøp, utgjer det heile 40 millionar kroner på årsbasis. Dette betyr at vi kan få meir utstyr, eller betre utstyr, for dei sama pengane, seier Skog.
Han meiner meir fokus på konkurransen i marknaden vil kunne sikre lågare prisar. Universitetet kan også spare på å gjere færre og større innkjøp. Det er i dag registrert cirka 10 000 leverandørar ved UiB.
– For å sikre konkurransen har staten innført eit omfattande regelverk. Det er derfor avgjerande at innkjøpskontoret sin spisskompetanse vert nytta på alle store innkjøp, seier Skog.
Elektronisk innkjøp
Innkjøpsprosessen ved UiB er i dag både tidkrevjande og kostbar. Fleire hundre tilsette ved universitetet opererer som innkjøparar i større eller mindre grad.
– Derfor vil vi prøve å få ned talet på bestillarar til maksimum to til fire per institutt. Samstundes vil vi setje i verk tiltak for å heve kompetansen til desse, seier økonomi- og personaldirektør Kjell Bernstrøm.
Effektiviteten internt skal bli betre med innføring av eit nytt elektronisk innkjøpssystem. Frå nyttår går universitetet over til bruk av e-faktura som skal handsamast sentralt i økonomiavdelinga. Etterkvart er målet at det nettbaserte innkjøpssystemet skal handtere minst 50 prosent av alle innkjøp. I tillegg skal universitetet samarbeide med andre institusjonar om innkjøp.
Må bli flinkare
Omorganiseringa av innkjøpssystema vart diskutert på UiBs siste styremøte med sikte på utarbeiding av nye retningsliner. Arbeidet med å forbetre innkjøpsordningane har pågått sidan 1999, då Kollegiet (no Universitetsstyret) vedtok retningsliner. Men både Utdannings- og forskingsdepartementet og Riksrevisjonen har gitt uttrykk for at rutinene ikkje er gode nok. Begge har påpeikt at universitetet bør bli mykje flinkare til å utnytte konkurransen i marknaden.