Arbeidet med å utvikle et intranett for alle ansatte ved Universitetet i Bergen er nå i full gang. Viktig informasjon vil bli lettere tilgjengelig for alle, samtidig som hver enkelt enhet vil få større mulighet og ansvar til å lage skreddersydde opplegg.
Arbeidsgruppen bak prosjektet sammenlikner byggingen av intranett med å flytte fra et digert kråkeslott til en moderne, funksjonell villa.
- Vi har en stor ryddejobb foran oss. I dag må man ha nær kjennskap til UiB som organisasjon for å finne frem i nettsidene våre. Dessuten mangler det overordnete retningslinjer, fungerende rutiner og en helhetlig organisering av driften, og kvaliteten på sidene er derfor veldig varierende, sier rådgiver ved universitetsdirektørens kontor, Geir Strøm, som tror at alle vil få stor glede av de nye tjenestene som intranettet byr på.
Dialog med brukerne
- Dette blir et nyttig redskap som vil bedre den interne kommunikasjonen. Det skal være enkelt å gi målrettet informasjon og denne blir lettere tilgjengelig og gjerne tematisk inndelt. I tillegg vil forholdene ligge godt til rette for diskusjonsgrupper og informasjonsutveksling på tvers av organisasjonshierarkiet, sier Strøm.
Han ledet prosjektgruppen som besto av representanter fra Formidlingsavdelingen, IT-avdelingen, Utdanningsavdelingen og Personal- og økonomiavdelingen. I tillegg ble personer fra ulike fagmiljø trukket inn som referansegruppe. Nå skal Formidlingsavdelingen ha ansvaret for å videreføre arbeidet.
Utviklingen av intranettet vil skje i nær dialog med brukerne. Foruten å få tilgang til viktig fellesinformasjon som regelsamlinger, oppslagsverk, meldinger og nyheter, skal det lages et ”nettorg” hvor man kan bestille alt fra IT-støtte til trykksaker. Intranettet vil også åpne for individuelle tilpasninger og hver enkelt får en personlig startside a` la studentportalens ”Mi side”. Her står institusjonell tilknytning og faglige interesser sentralt.
Fra midten av september skal en pilotløsning prøves ut på utvalgte miljøer, og fra 2005 er hele organisasjonen inkludert.
Peke ut intranettkontakter
Når den informasjonen som er mest aktuell for de ansatte blir flyttet over på intranettet, får UiB samtidig mer oversiktelig sider på internett.
- Det vil styrke UiBs profil og gi et bedre tilbud til de eksterne brukerne. Det handler om å gjøre nettjenestene mest mulig effektive for de ulike målgruppene, sier formidlingsdirektør Torny Aarbakke, som derfor oppfordrer alle enheter nå til å tenke over hva de ønsker seg på sine nettsider.
- Hvert nivå får et selvstendig redaktøransvar og enhetene har stor frihet til å forme innholdet på sine sider. I løpet av den nærmeste fremtid må det pekes ut intranettkontakter ved hver enkelt enhet som har lokal myndighet i forhold til den informasjonen som skal produseres og legges ut. Disse skal selvfølgelig få opplæring i publisering og vedlikehold av systemet, sier Aarbakke og understreker at intranettet skal være dynamisk og inkluderende.