Du har sett kontorbygget før. Det ligner en bikube. Ved byggets store vinduer er det en lang rekke cellekontor. Lenger inne i bygget jobber de som ikke har sitt eget kontor. De sitter tett. Lyset er hardt, luften tung. Og lengst borte i gangen, i hjørnekontoret med de store vinduene, der troner direktøren.
Du har sikkert hørt om de andre kontorene også. De som har hengekøyer, klatreplanter og dagslyslamper i taket. Hvor ingen har faste plasser, og hvor møtet blir unnagjort fra en saccosekk.
Men hva er best - for hvem? Og hva passer de tilsatte i universitets- og høyskolesektoren?
Åpent landskap og cellekontor er to ytterpunkter. Mellom disse finnes det mange alternativer
– Åpne kontorløsninger er generelt en risikosport, sier Marlene Dahle. Hun er daglig leder i Mellomrom Arkitekturpsykologi, og kan mer enn de fleste om hva som får folk til å trives og til å være produktive på kontoret.
– Men det er primært fordi det finnes såpass mange dårlige løsninger. Ikke fordi det ikke finnes gode landskap.
Dahle er tilknyttet SMAP-prosjektet, et forsknings- og innovasjonsprosjekt som skal gjøre norske arbeidsplasser smartere, mer attraktive og mer produktive.
Spørsmålet om åpent landskap eller cellekontor er å foretrekke kan ikke enkelt besvares, mener hun.
– Åpent landskap og cellekontor er to ytterpunkter. Mellom disse finnes det mange alternativer. Jeg vil heller snakke om gode eller dårlige løsninger. Og en god løsning handler ikke om åpne eller lukkede løsninger, sier Dahle.
– Hva sier forskningen på feltet?
– Forskningen gir ikke svar på om cellekontor eller åpne landskap er den «beste løsningen», sier Dahle.
Hun utdyper:
– Internasjonal forskning er ikke alltid overførbar til skandinaviske forhold. Det er store forskjeller mellom norsk og internasjonal byggkvalitet. Også organisasjonsform og arbeidskultur er svært ulik. Men felles for Norge og utlandet er at det gir mening å snakke om gode og dårlige løsninger.
Arealeffektivitet er en bonus, ikke et mål
Når kontorlandskapene skal skapes, er det mange feil som kan begås.
Én dødssynd er å la pengene styre. Hvis ønsket om å spare penger får styre utformingen av kontoret, er man på ville veier, mener arbeidsplassrådgiveren.
– En må ha en helhetlig tilnærming til hva som er gode løsninger for hver enkelt organisasjon. Å velge kontorløsning er en endringsprosess.
Dahle mener at dersom virksomheten skal ta hensyn til klima og økonomi, er det ikke bærekraftig å gi kontorer store som klasserom til hver enkelt ansatt. Å nøye seg med færre kvadratmeter vil være uunngåelig hvis virksomheten vil være klimavennlig. Løsningen er å gi hver tilsatt et tilstrekkelig areal av god kvalitet, tilpasset arbeidet som skal utføres.
– Arealeffektivitet er ofte en konsekvens av at vi jobber på en ny måte, og dermed kan se på andre organiseringer, sier Dahle.
Må du ha tunge oppslagsverk tilgjengelig på kontoret, kan du ikke velge free seating
Nytt bygg, nye tanker
Regjeringen har bestemt at kontorer i fremtidige statlige byggeprosjekter ikke skal overstige 23 kvadratmeter bruttoareal (BTA) per ansatt. Sett i en internasjonal sammenheng er ikke dette knapt. Men det krever en langt bedre tilpasning av arealet, mener Dahle.
Hun mener utsiktene til et nytt bygg gir alle involverte en mulighet til å realistisk på hvordan de faktisk jobber. Samt stille seg spørsmålet: Hvordan jobber vi om fem år? Om ti år? Det er en god anledning til å tenke nytt, og det bør en gjøre. Å videreføre dagens fysiske løsninger kan ofte bli til at dagens måte å arbeide på også videreføres.
– Ledelsen bør bruke anledningen til å tenke disse tankene, og velge løsninger som fortsatt skal bli oppfattet som hensiktsmessige også i fremtiden, sier Dahle.
– Der hvor størstedelen av arbeidsoppgavene som gjøres på kontoret er krevende konsentrasjonsarbeid, så må du for alle del ikke lage et åpent landskap. Men må du ha et cellekontor som bare er ditt? Eller holder det med åtti cellekontor til hundre mennesker? En slik alternerende løsning fordrer at de tilsatte ikke er papiravhengige. Må du ha tunge oppslagsverk tilgjengelig på kontoret, kan du ikke velge free seating.
Løsninger de velger, bør være forankret blant de tilsatte, mener hun.
– Brukermedvirkning er en nøkkelfaktor. Og løsningene må være tilpasset arbeidsoppgavene til de som skal jobbe på kontoret. I planleggingen må de ta en del elementer med i vurderingen: Hvor stor del av dagen går med til konsentrert arbeid? Er hensynet til konsentrasjon så viktig at det veier tyngre enn alle andre hensyn? Og er det kun cellekontoret som tilrettelegger for konsentrasjon?
Ideen om den mobile arbeider
Moderne arbeidsmåter gjør oss mindre bundet til det fysiske kontoret. Noen mener de tenker best på sjøen eller på hytta. Andre foretrekker å jobbe på café eller hjemme, nattestid.
– Hjemmekontor opp til to dager i uka kan ha en positiv påvirkning på produktivitet og jobbtilfredshet for hver enkelt, sier Dahle.
Samhandling
En ting er den golde hangaren, der telefoner ringer, kaffemaskinen surkler og noen alltid må dele festlige anekdoter fra internett.
Et skjermet kontor for ti personer er noe helt annet.
– De ti menneskene må ha noe med hverandre å gjøre, sier Dahle.
De må kort sagt ha noe å samarbeide om. Å plassere en studieveileder ved siden av en førsteamanuensis, er altså ikke veien til en god løsning.
Når cellekontor blir et privilegium
Dahle forteller at SMAP bruker 50 kriterier når de skal vurdere kontorarkitektur. Et godt inneklima med nok lys og frisk luft har stor betydning for trivselen.
At ikke kontorløsningen markerer et hierarki på arbeidsplassen er også essensielt. Har man en blanding av cellekontor og åpent landskap, er det lett for at cellekontor blir sett på som et gode, som noe man har gjort seg fortjent til i kraft av sin tittel.
– Typisk for slike løsninger er at de åpne landskapene er plassert på de dårligste plassene i bygget. Gjerne i tilknytning til de sosiale sonene til cellekontorene, sier Dahle.
Velger virksomheten en åpen kontorløsning uten dører å lukke, fordrer det også at det finnes stillerom hvor man kan trekke seg tilbake for å arbeide uforstyrret. Mange virksomheter har bygd stillerommene allerede: Det vindusløse kottet på fem kvadrat, som ligger ubenyttet i enden av korridoren.
– Det burde ikke komme som en overraskelse at ingen vil bruke et slikt kontor, sier Dahle.
Kontorarkitekturen bør ikke utformes basert på beregninger eller antagelser
Trives best med status quo
I arbeidet med SMAP har over fem tusen respondenter blitt spurt om hvilken type kontor de helst vil arbeide på.
Svaret forskerne fikk, er klar på én ting: Mennesker er vanedyr.
– Flertallet vil fortsette med løsningen de har i dag; Uavhengig av om den er god eller dårlig, så rapporterer de ikke at de ønsker endring, sier Dahle.
Respondentene til SMAP som sitter i åpent landskap forteller heller ikke at de er mye syke, har vansker med å konsentrere seg, eller har lav produktivitet. Tvert imot: Mange sier at de sitter i et miljø som fremmer samhandling, inspirasjon og en sosial tilhørighet. De ønsker seg ikke tilbake, sier Dahle.
Hva trenger de som jobber i kunnskapssektoren?
– Kunnskapssektoren er spesiell, hevdes det. Mange forskere sier at de trenger egne kontorer for å ta imot studenter, oppbevare oppslagsverk og drive konsentrert skriving. Kjenner du til nybygg i kunnskapssektoren hvor man har lykkes med å lage gode og arealeffektive løsninger?
– Nei. Jeg kjenner til prosesser som verken har vært gode eller som har gitt gode løsninger. Men også her er det nødvendig med en god behovskartlegging før arkitektene begynner å tegne. Kontorarkitekturen bør ikke utformes basert på beregninger eller antagelser. Fakta bør legges til grunn, sier Dahle.
«Ansatte, arbeidsgivere og samfunnet for øvrig, betaler en høy pris for fordelene med åpne kontorlandskap»
«Tilgangen til relevant forskning av høy kvalitet er begrenset», skriver artikkelforfatterne Jan Vilhelm Bakke og Knut Inge Fostervold. Jan Vilhelm Bakke er arbeidsmedisiner og overlege i Arbeidstilsynet. Knut Inge Fostervold er førsteamanuensis i psykologi ved UiO. Sammen har de skrevet en oversiktsartikkel publisert i et spesialnummer av Helserådet- nytt om samfunnsmedisin og folkehelsearbeid. Her har de gått gjennom internasjonal forskning som er gjort på feltet, både eldre studier og studier gjort etter 2004.
Til tross for at de sier at tilfanget av god forskning på feltet er begrenset, har de trukket fram en rekke artikler som holder mål metodisk, og som er publisert i fagfellevaluerte tidsskrift. Her en noen av funnene:
- En av studiene de løfter fram er en stor studie fra 2013 gjort blant over 42.000 kontormedarbeidere i 303 kontorbygninger i USA fant at fordelene ved økt samarbeid i kontorlandskap på langt nær kan oppveie medarbeidernes misnøye. Forfatterne konkluderer at ledere som mener at åpne landskap forbedrer miljø og produktivitet ikke har støtte i forskningen.
- En annen dansk studie fra 2011 gjort på 2403 personer som jobbet på kontor, viste at sykefraværet blant ansatte som deler kontor og arbeidstakere i åpne kontorlandskap er signifikant høyere enn brukere av cellekontor.
- En studie fra 2014 hvor 1241 ansatte i fem svenske virksomheter deltok konkluderer med at personer som har et høyt behov for konsentrasjon opplever distraksjon i alle kontortyper bortsett fra i cellekontor.
Fostervold og Bakke konkluderer med at «Kontorlandskap kan være gunstig for arbeidstakere og team med samarbeid som krever løpende kontakt i grupper. For arbeid som krever konsentrasjon og uforstyrret korttidshukommelse fungerer det dårlig….De opplever dårligere arbeidsmiljø, mer stress og slitenhet, mindre produktivitet, dårligere helse og får økt sykefravær. Kostnadsrelaterte forhold som arbeidseffektivitet, sykefravær og omsetning bør undersøkes ytterligere for å fremme investeringer i bedre arbeidsmiljø. Ansatte, arbeidsgivere og samfunnet for øvrig, betaler en høy pris for fordelene med åpne kontorlandskap i form av økt sykefravær og produksjonstap».
