- Kampen står om enda mindre kontor

Det var stort engasjement da fagforeningene ved Universitetet i Bergen arrangerte åpent møte om fremtidens kontorlandskap i Universitetsaulaen onsdag. Rundt 350 personer møtte opp, selv om det bare var sitteplass til 290.

I bunnen av saken kan du se opptak av møtet!

- Kan pines enda mer ned

Arkitekturpsykolog Oddvar Skjæveland i Mellomrom Arkitekturpsykologi AS jobber med bedrifter som skal endre kontorstrukturen sin, og han opplever at selv den omstridte statlige arealnormen på 23 kvadratmeter brutto per arbeidsplass er under press:
– Kampen står ikke om 32 kvadratmeter eller 23 kvadratmeter, men om tallet 23 skal pines enda mer ned, sa Skjæveland på møtet.

Etterpå utdypet han hva han opplever i kontakt med sine kunder:

– Statsbygg vil for eksempel ha enda færre kvadratmeter. I møte med arkitekter sier de at 20 kvadratmeter er målet, forteller Skjæveland.

Han mener at det er mulig å få til gode kontorplasser på 23 kvadratmeter, men der går grensen.

– Og her står vi skulder ved skulder med Arbeidstilsynet, sier Skjæveland.

Ansatte skal medvirke

Arbeidstilsynet er kritisk til konsekvensene av at Kommunal- og moderniseringsdepartementet i 2015 påla statlige virksomheter å begrense arealet per ansatt til 23 kvadratmeter brutto, altså inkludert fellesareal som kantine, toaletter, møterom og ganger. Normen gjør det vanskelig å tilby enkeltkontor til alle ansatte. Selv ser Arbeidstilsynet bort fra normen, og har satt 32 kvadratmeter som maksimumsmål for sine egne arbeidsplasser, etter å ha risikovurdert det og begrunnet valget.

– Arbeidstilsynet legger særlig vekt på at arbeidstakerne har medvirket i prosessen, og det er veldig viktig at alle parter og ansatte er aktivt med og sikrer at prosessen blir god, sier overlege Jan Vilhelm Bakke.

Støy er verst

Sammen med førsteamanuensis Knut Inge Fostervold har han gått gjennom forskningslitteraturen på området, og advarer mot at en kan tape opp i 30 prosent av produksjonen i en bedrift dersom ansatte som bør sitte på enekontor blir satt i åpne landskap eller aktivitetsbaserte kontor.

– Et arbeidsmiljø må være bærekraftig, og det betyr at det må ha arbeidsplasser som ikke sliter ut de som jobber der, sier Fostervold (bildet).

Lys og luft er viktig, men aller viktigst er lyd.

– Støy er den aller verste plagen, og det aller mest irriterende er telefoner som ingen tar. Deretter er det stemmer, og så kontormaskiner. Vi har et perseptuelt apparat som er laget for å ta imot stemmer, og det er det mest forstyrrende dersom du har behov for stillhet i jobben, sier psykologen.

Færre vegger gir ikke mer samarbeid

Ved bygging av nye kontorlokaler blir det ofte brukt som argument for aktivitetsbaserte arbeidsplasser at de gir mer samarbeid. Men forskningen viser det motsatte, ifølge Fostervold og Bakke: I åpne løsninger tar de ansatte på seg øreklokker, eller finner andre måter å skjerme seg på. Dermed blir det mindre samarbeid enn før.

– Samhandling er gjerne et argument ledere bruker. Men det er ingenting i forskningslitteraturen som tyder på at å ta ned veggene fører til økt samhandling. Mengden kommunikasjon ansikt til ansikt går ned, mens tallet på eposter man sender til folk i samme rom går kraftig opp, sier Fostervold.

Linnea Jensen jobber ved Institutt for informasjons- og medievitenskap, og som tillitsvalgt får hun rapporter om at det ikke alltid går så bra med samarbeid i åpne landskap:

– En del av våre medlemmer har opplevd at det er store visjoner om samhandling på forhånd. Men det blir vanskelig når småpraten forsvinner i åpne landskap.

Hun får støtte av Fostervold:

– All erfaring tilsier at hvis noen kommer og sier at nå må dere samarbeide mer, så blir det ikke så mye mer samarbeid. Det endrer seg ikke ved at man putter flere inn i samme rom. Men dersom folk er genuint interesserte i samarbeid, så kan du få det til, sier han.

Åpne tillitsvalgte

NTL-tillitsvalgt Morten-Christian Bernson har vært pådriver for møtet, og fra de tillitsvalgtes side er man åpne for ulike løsninger.

– Det er viktig å understreke at fagforeningene ikke er imot åpne kontorløsninger. Men vi vil at alle ansatte skal ha tilpassede arbeidsplasser, sier Bernson.

At arbeidsplasser må være tilpasset det som skal gjøres var alle de tre ekspertene på møtet enige om, i tillegg til assisterende universitetsdirektør Tore Tungodden, som leder ombyggingsprosjektet av Stein Rokkans hus i Nygårdsgaten.

Større risiko med aktivitetsbasert kontor

Men Oddvar Skjæveland ser flere muligheter i aktivitetsbaserte kontor, i forhold til enkeltkontor.

– Om vi legger vekt på hva forskningen sier om konsentrasjonsarbeid, så trekker det i retning av enkeltkontor, og det er større risiko ved aktivitetsbaserte kontorløsninger. Enkeltkontor er altså sjelden en gal beslutning, sier Skjæveland.

– Men aktivitetsbaserte løsninger er litt som aksjer: Både nedsiden og oppsiden er større. Alle disse kontorkonseptene kan være både gode og dårlige, sier han.

Ledergrupper uten peiling

Situasjonen er ifølge Skjæveland ofte at en virksomhet skal få nye lokaler, og verken de ansatte eller ledelsen er eksperter på hva som virker og hva som ikke gjør det.

– Vår erfaring er at ledergruppene ofte tar slike beslutninger uten å ha peiling på hva de gjør. Det er så lite kunnskap om dette at det er helt sjokkerende.

Når prosessen er kommet skjevt i gang blir ofte arkitektene hentet inn, og må prøve å redde det hele. Mellomrom har utarbeidet et verktøy med et sett på 120 kriterier som prosessen blir målt ut ifra, for å sikre at resultatet blir best mulig.

 Får bestemme gardinfarge

Også overlege Bakke får stadig henvendelser fra ansatte som er i en ombyggingsprosess.

– Det er svært viktig at en ikke bestemmer løsningen før en har hatt prosesser på hvordan man skal løse det. Folk ringer til meg og forteller at de har fått medvirke til et prosjekt, men det gjaldt fargen på gardinene. Vi må huske at bygget er et verktøy, som skal gi de ansatte anledning til å gjøre en god jobb, sier han.

Bra med engasjement

Etter møtet er assisterende universitetsdirektør Tore Tungodden fornøyd.

– Jeg synes det var et veldig godt møte, og er glad for engasjementet blant både tillitsvalgte og ansatte. Bygg og arbeidsmiljø er helt sentralt for å løse oppdraget vårt. Og vi har en felles forståelse for at det ikke finnes enkle svar på hvordan vi skal løse det, men at det er arbeidsoppgavene, tjenestene vi skal levere og kravene til samhandling som avgjør. Og betydningen av trepartssamarbeidet ble understreket på møtet, sier Tungodden til På Høyden.

– Det er enighet om at valgfrihet og muligheten til å påvirke eget arbeidsmiljø er svært viktig. Kan man tenke seg at ansatte fritt får velge om de vil sitte på enkeltkontor eller i landskap?

– Du kan aldri si til ansatte at de kan velge helt fritt, for da risikerer du at du ikke har plass til alle. Men vårt mål er at vi gjennom brukermedvirkning skal kunne finne frem til det som er best for alle, sier Tungodden.

Mer enn arealnormen tilgjengelig

Det er i utgangspunktet rundt 400 personer som det skal legges til rette for i bygget.

– Men dersom det viser seg at alle trenger enkeltkontor på grunn av arbeidet sitt, vil det være plass til det?

– Jeg er ikke så interessert i å diskutere typen arbeidsplasser før vi er ferdig med kartleggingsarbeidet. Men jeg tror ikke det er arealknapphet som vil være definerende for dette prosjektet, og det er oppgavene og kravene til samhandling som skal være styrende. Vi har ikke en fasit, men vi har vært tydelige på at det ikke vil være clean desk, men at alle får faste plasser, sier Tungodden.

Dersom 400 ansatte skal dele på de ca. 11 500 kvadratmeterne som er tilgjengelige, blir det brutto 28,75 kvadratmeter på hver, og altså godt over den statlige arealnormen på 23 kvadratmeter.