Etter den senere tids diskusjon om innføring av midtveisevaluering for ph.d.-kandidater ved alle fakultet ved Universitetet i Bergen ønsker vi å dele noen av de erfaringer vi har hatt med denne type oppfølgingsarbeid ved Institutt for klinisk odontologi.
I 2006 vedtok fakultetsstyret ved daværende Odontologisk fakultet å innføre midtveisevaluering for ph.d.-kandidatene ved fakultetet. Denne ordningen ble etter fakultetssammenslåingen i 2008 videreført ved Institutt for klinisk odontologi. Midtveisevaluering ble innført som en del av kvalitetssikringsarbeidet i forskerutdanningen og er ment å bidra til en bedre oppfølging av ph.d.-kandidatene. Hensikten er ikke fremst å luke ut kandidater som ikke egner seg til å gjennomføre utdanningen, men tvert i mot å kunne øke den enkeltes mulighet til å gjennomføre utdanningen innenfor den fastsatte tidsrammen.
Midtveisevalueringen starter med at kandidaten holder en 30 min presentasjon av prosjektet sitt hvor alle som ønsker kan komme og høre på.. Presentasjonen gir ett studiepoeng i opplæringsdelen. Etter presentasjonen lukkes dørene og kandidaten får tilbakemeldinger fra evalueringskomiteen. Komiteen består vanligvis av ett internt medlem fra instituttet og ett eksternt medlem fra annet institutt ved UiB. Komiteen mottar det skriftlige arbeidet til kandidaten i god tid før evalueringen slik at de har tid til å sette seg godt inn i materialet på forhånd. Dette materialet inkluderer prosjektbeskrivelsen, publiserte artikler, manuskripter og utkast, alt etter hvor langt kandidaten er kommet i sitt arbeid. En oversikt over gjennomførte kurs og en tidsplan for den resterende delen av forskerutdanningsperioden skal også sendes komiteen. Kandidatens veileder(e) deltar i evalueringen som observatører. De kan komme med oppklarende opplysninger, men er ikke aktivt deltakende utover det. Midtveisevalueringen er ikke ment som en eksamen, men er en anledning til å få prosjektet og prosjektets framdrift vurdert av fagpersoner utenfor veilederteamet.
Som ph.d.-kandidat blir man tidlig gjort oppmerksom på at man skal gjennomgå en midtveisevaluering ca halvveis i finansieringsperioden. Det fokuseres på den nytte kandidaten kan ha av å fremlegge prosjektet for fagpersoner utenfor veilederteamet for en vurdering av doktorgradsarbeidets gjennomførbarhet i sin helhet. Midtveisevalueringen fungerer derved også som en oppsummering for veilederne. I de tilfeller progresjonen er dårlig diskuteres løsninger for å øke muligheten for å få prosjektet vel i havn. Det kan eksempelvis være behov for en biveileder, metodeopplæring eller teknisk hjelp, eller kanskje kandidaten kan dra nytte av bli med i en skrivegruppe sammen med andre ph.d.-kandidater. Noen ganger kan kommunikasjonsproblemer mellom kandidat og veileder(e) ha vært med på å forsinke progresjonen, andre ganger er det kanskje planlagt for mange delprosjekter og hjelp til prioritering må til. Gjennom midtveisevalueringen synliggjøres utfordringene og støttende tiltak kan settes inn. Bare i helt spesielle tilfeller kan det være aktuelt å foreslå avslutning av forskerutdannelsen.
Ved Institutt for klinisk odontologi oppleves midtveisevalueringene positivt blant ph.d.-kandidater, veiledere og vitenskapelig ansatte for øvrig. Etter halvannet til to år, avhengig av om ph.d.-kandidaten har et treårig eller fireårig løp, er det godt å kunne få innspill fra erfarne fagpersoner som ikke er direkte involvert i prosjektet. Presentasjon av forskningsarbeidet med påfølgende tilbakemelding og evaluering fra ulike instanser er en sentral del av ph.d.-utdanningen. Det å skulle legge frem og forsvare arbeidet sitt som en helhet, og ikke bare deler av arbeidet som man ofte gjør når man presenterer i andre sammenhenger, er en god trening i forhold til en kommende disputas. Gjennom forberedelsene til midtveisevalueringen vurderes prosjektets progresjon i forhold til prosjektbeskrivelsen, og kandidaten må også synliggjøre for seg selv og andre hvilke utfordringer som gjenstår. I tillegg må det nevnes at presentasjonene, som er åpne for alle interesserte, ofte har tilhørere fra instituttet som ikke direkte er knyttet til prosjektet. Dette er en fin anledning til å bli oppdatert på hva ph.d.-kandidatene holder på med.
Institutt for klinisk odontologi har hatt gode erfaringer med sine rutiner for midtveisevaluering. Det vil imidlertid alltid være nødvendig med en viss fleksibilitet i forhold til ulike institutt, fagmiljøer, prosjekter og så videre. Ved Institutt for klinisk odontologi ble det for eksempel nylig vedtatt at presentasjon av prosjektet skal foregå på engelsk grunnet instituttets internasjonale sammensetning. Vi ønsker med dette innlegget å belyse og vektlegge den støttende funksjon en midtveisevaluering i ph.d.-utdanningen kan ha for kandidatene selv og at miljøet rundt kandidaten kan ha fordeler av å gjennomføre en slik ordning.