Rydding i filkatalogar og epost

Det er tendensar til at elektronisk datalagring blir sett på som ein gratis ressurs, spesielt når denne oppgåva blir ivaretatt av IT-avdelinga. I røynda utgjer denne tenesta ein stadig større del av den samla ressursbruken: Fillagera skal vera tilgjengelege døgnet rundt året rundt og alle data skal sikrast 100% gjennom tryggingskopiering.

På same måten som dei fleste vaskar og ryddar før jul bør ein også setja av litt tid, kva med ein roleg dag i romjula, til å rydda opp i filsystema og epostkatalogane sine. Her er nokre tips:

• Dersom ein har mange versjonar av same fil og arbeidet er avslutta, vil det ofte vera nok å berre ta vare på den siste versjonen.
• Filer som fleire nyttar seg av bør liggja på eit fellesområde og ikkje som kopi i mange ulike mapper.
• Administrative dokument som har “varig” verd bør arkiverast i UiB sitt arkiv og ikkje lagrast i personlege mapper.
• Ein bør gå gjennom gamal epost ut frå storleiken på vedlegga, og sjå om ikkje mange av vedlegga kan slettast.
• Epost innboksen bør aldri vera stor. Overfør ofte epost frå innboks til andre epost-mapper.
• Private musikk- og biletfiler bør ikkje lagrast på UiB-servarar.
• Dersom ein ynskjer råd og assistanse kan ein kontakta BRITA (http:bs.uib.no el. tlf. 84700)

Med litt innsats bør dei aller fleste lett kunna redusera sitt elektroniske lager med 30%. IT-avdelinga vil midt i januar rapportera resultatet av ryddinga. Lukke til!

Med dette ynskjer IT-avdelinga god jol!