Universitetssamfunnet – et kreativt samspill mellom ulike grupper av ansatte og studenter
Svar på åpent brev til rektorkandidatene fra Toril Ivarsøy og Harald Åge Sæthre
Overskriften på dette innlegget er hentet fra vår programerklæring ved årets rektorvalg. Vårt poeng er at universitetets virksomhet og utvikling er avhengig av alle i universitetssamfunnet. Samspillet mellom de ulike gruppene er en forutsetning for god kvalitet i universitetets primære aktiviteter - forskning, utdanning og formidling. Dette er vårt generelle utgangspunkt for å besvare de spørsmålene som Ivarsøy og Sæthre stiller. Vi vil gjerne takke for disse gode og viktige spørsmålene.
Hva vil dere gjøre for å sikre at administrative stillinger ved Universitetet i Bergen blir populære og kan konkurrere om den beste kompetansen?
De administrativt ansatte må ha interessante arbeidsoppgaver i et godt arbeidsmiljø. Det helt spesielle med å arbeide ved et universitet, er deltakelse i de viktige samfunnsoppgavene utdanning, forskning og formidling. Den enkeltes innflytelsesmulighet er viktig. Gjennom kollegiale organer med deltakelse fra alle grupper av ansatte og studenter på ulike nivåer utvikles universitetet. Institusjonens lønns- og personalpolitikk er viktig og en partssammensatt gruppe arbeider nå med å utvikle universitetets lønnspolitikk. Staten kan likevel neppe bli lønnsledende. Vi vil satse på en kombinasjon av lønn, faglige utviklingsmuligheter i alle stillingsgrupper, gode kontorfaciliteter og gode møteplasser mellom ulike grupper.
Samspillet mellom ansatte med vitenskapelig og administrativ bakgrunn beriker begge grupper. Alles kompetanse må verdsettes. Et sterkt forskningsuniversitet med godt omdømme forutsetter innsats fra alle og vil gi gode arbeids- og utviklingsmuligheter for alle.
Det har vært et betydelig generasjonsskifte blant administrative ledere den siste tiden, og mange nye er rekruttert, fra egne rekker og utenfra. Generasjonsskifter gir utfordringer, men også viktige muligheter. Universitetets spesielle karakter og samfunnsrolle er viktig i konkurransen om den beste kompetansen, mange opplever det som inspirerende å komme til universitetet, med stort mangfold, interessante arbeidsmuligheter og viktige samfunnsoppgaver. Dette må synliggjøres både internt og eksternt.
Hva vil dere gjøre for å ta vare på dyktige medarbeidere i den administrative gruppen?
Vi vil arbeide for godt samarbeid og kommunikasjon i enhetene, - alle ansatte skal sikres innflytelse på utviklingen av universitetet, for eksempel gjennom instituttorganer og fakultetsstyrene, men også gjennom IDU og forhandlingssystemet. Vi tar også vare på ansatte gjennom å gi interessante arbeidsoppgaver i møter med studenter og forskere. Stabile og pålitelige administrative systemer skal lette hverdagsoppgavene.
Karrieremulighetene for den administrative staben er dag i stor grad begrenset til å bli administrativ leder på et eller annet nivå. Det legges i liten grad opp til at den enkelte kan fordype seg å bli god på et arbeidsfelt.
Det er viktig at den enkelte får utviklet sin kompetanse, - i egen virksomhet og i andre sammenhenger. Fra sommeren 2008 har det f. eks. gått et program for utvikling av den forskningsadministrative kompetansen blant administrativt ansatte på alle nivå. Slike tiltak er det viktig å føre videre. Det er mye å hente på egenutviklede opplegg og å bringe ansatte fra ulike deler av universitetet sammen. Det trengs mange med spesialisert kompetanse, og det er veldig viktig å utvikle slik kompetanse gjennom utviklingsarbeid. Gjennom samarbeid med andre universiteter, både i Norge og i Norden, utveksles erfaringer og kompetanse mellom administrativt ansatte. Dette kan være lærerikt og inspirere til egen utvikling.
Vil dere arbeide for å få på plass alternative karriereveier, slik at den administrative staben ser flere muligheter ved Universitetet i Bergen?
Det å utvikle mer spesialiserte stillinger for ulike deler av det administrative feltet, som utdanningsadministrasjon, forskningsadministrasjon – eller eiendomsforvaltning – vil gi andre muligheter for karriereveier. Universitetet trenger denne spesialkompetansen, og slike stillinger kan gi spennende oppgaver og større innflytelse. Dette gjelder også ulike typer av ingeniørstillinger. Systematiske medarbeidersamtaler og individuell karriereplanlegging er også viktige tiltak.
Mange av de administrative oppgavene krever kontinuerlig evaluering og endring. Kan det være aktuelt å gi rom for Utid (utviklingstid)? I dag har de fleste i administrative stillinger knapt nok tid til å gjøre det mest nødvendige.
God ide! Det er ikke noen samlet oversikt over hvor mye tid som brukes til kompetanseutvikling blant ulike grupper av ansatte, - men det er svært mange som deltar i internt og eksternt organisert utvikling og opplæringsprogrammer. Å kunne delta i aktuelle seminarer for universitetsadministrative tjeneester nasjonalt og internasjonalt er viktige tiltak som bør brukes mer.
Den administrative gruppen mobbes stadig i innlegg fra det vitenskapelige personalet ved ulike lærestedet rundt i landet, noe som føles blodig urettferdig blant mange som arbeider hardt og knapt har hodet over vannet i arbeidsoppgaver. Hva vil dere gjøre for å skape større forståelse blant den vitenskapelige staben for den viktige oppgaven det administrative personalet utfører?
Mobbing på arbeidsplassen er uakseptabelt!! Det er en viktig oppgave for ledere å legge til rette for gode relasjoner mellom ulike grupper av ansatte. For å få felles forståelse mellom ulike grupper er informasjon om hverandres arbeid og forventningsavklaring en forutsetning. Samhandling krever kjennskap til hverandres oppgaver og rammer for den enkeltes gjøremål. Framgang bygger på kreativt samspill. Økt forståelse må komme på instituttnivå og i forskergrupper der alle grupper ansatte samarbeider.
Vil dere gå inn for en vekst i antall administrativt tilsatte dersom det totalt sett bidrar til bedre forskning, undervisning og formidling ved Universitetet i Bergen?
Administrativt ansatte er svært viktige i støttefunksjoner i fagmiljøene, og forholdet mellom administrativt og vitenskapelig ansatte må selvsagt kontinuerlig avveies i forhold til hvordan vi best løser universitetets hovedoppgaver.
I dag blir den administrative staben ved fakultetene og ikke minst instituttene bombardert med henvendelser om rapportering og lignende. i så stor grad at de får lite tid til kjerneoppgavene som er å understøtte primærvirksomheten (forskning, formidling og undervisning). Vil dere ta grep for at sentralt nivå og fakultetene skal skjerme instituttnivået for unødig arbeidsbelastninger?
I både forskning og utdanning er det økende krav til kvalitetssikring og rapportering. All rapportering bør ha et vel gjennomtenkt formål. Det skal sikre oversikten og gi mulighet for å kunne forstå situasjonen og utviklingen innenfor våre hovedoppgaver. Men det er viktig å vurdere fortløpende hvilke rapporteringsrutiner som skal gjelde og på hvilket nivå rapportering skal skje, og vi må hele tiden vurdere mulighetene for forenkling av oppgaver og rutiner knyttet til rapportering.