Forenklar handtering av faktura

Tida for manuell håndtering av inngående faktura er over på UiB. No skal alle inngåande faktura handterast elektronisk. Det vil spare tid og dermed resssursar, ifølgje Personal- og økonomiavdelinga ved UiB.

Den aller viktigaste endringa er at ikkje alle lenger kan gjere innkjøp på eiga hand, men må gå gjennom kollegaer som har bestillingsfullmakt.

– Bestillarrolla skal profesjonaliserast gjennom kompetanseheving. Målet er at bestillarane skal kunne fylle einingane sine behov for innkjøp av varer og tenester. Kvar enkelt tilsett sin påverknad på val av type varer og tenester vil ikkje bli endra. Alle må sjølve definere eigne behov, men sjølve bestillinga skal no gjerast gjennom bestillaren ved eininga, seier førstekonsulent ved UiBs rekneskapskontor og prosjektleder for innføring av e-faktura, Ingvild Instebø Larsen.

Alle fakturaer frå leverandørane skal fra no av sendast direkte til Rekneskapskonteret ved UiB.Ved Rekneskapskontoret vil fakturaene bli skanna, arkivert og deretter sendt elektronisk til dei som har gjort bestillinga. Kontering, attestering og anvisning foretas også elektronisk i dette systemet. For at fakturaene skal kunne distribueres til den enkelte bestiller, kreves det korrekt merking av fakturaene. Dette består av en unik kode som identifiserer den enkelte bestiller og som skal oppgis til leverandør ved bestilling av varer og tjenester.

– For brukarane vil overgangen vere enkel. Systemet liknar på ein litt avansert nettbank, som skal vere lett å bruke, seier Larsen.

Personal- og økonomiavdelingen har starta opplæring i bruk av systemet og vil fortsetje så lenge det er behov for det.