Mange departementer og statlige virksomheter praktiserer ikke god nok arkivering og mulighet for innsyn.
— Få andre land har lovfestet en så omfattende offentlighet og rett til innsyn i dokumenter, men det svikter i praktiseringen. Det skyldes både manglende kunnskap og lite brukervennlige arkivsystemer, sier riksrevisor Per-Kristian Foss, i en pressemelding fra Riksrevisjonen.
Les også: Her er hele rapporten om arkivering og åpenhet
Kartlagt arkivering og innsyn
Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning er overlevert Stortinget 30. mai. Riksrevisjonen har kartlagt statsforvaltningens praksis med arkivering og journalføring av offentlige saksdokumenter og vurdert i hvilken grad det legges til rette for innsyn.
— Vi ser at både departementer og statlige virksomheter praktiserer manglende og utilstrekkelig arkivering, journalføring og innsyn, og at dette har et stort omfang. Offentlighet om forvaltningens arbeid er viktig i et demokrati, sier riksrevisor Foss.
— Grunnloven fastsetter rett til innsyn i statens dokumenter og pålegger myndighetene å «legge til rette for en åpen og opplyst offentlig samtale». Dette forutsetter at dokumenter blir arkivert og journalført. God arkivering og forvaltning av informasjon bidrar også til effektiv drift i forvaltningen, poengterer han.
Les også: Sammendraget av rapporten fra Riksrevisjonen
Løpende journalføring ikke oppfylt
Riksrevisjonen skriver i sin rapport at kravet om løpende journalføring i hovedsak ikke er oppfylt.
De trekker fram at analysen av alle journalposter i Offentlig elektronisk postjournal (OEP) for 2015 viser at gjennomsnittlig journalføringstid for alle statlige virksomheter er omtrent 30 kalenderdager, det samme for departementene.
Det presiseres dog at mange dokumenter blir registrert løpende, men for en betydelig andel av dokumentene går det lang tid før de blir journalført og synlige på postlistene. Disse tilfellene er såpass mange og langvarige at de trekker gjennomsnittet vesentlig opp.
Kunnskapsdepartementet blant de tregeste
Riksrevisjonen mener at kravet om løpende journalføring ikke kan sies å være oppfylt når det i gjennomsnitt tar én måned fra et dokument er mottatt eller ferdig saksbehandlet i departementet, til det blir registrert i postlisten.
Den store variasjonen i journalføringstid mellom virksomheter viser også at mange departementer og direktorater helt klart kan bli bedre til å journalføre dokumenter raskere.
I sentraladministrasjonen er Statsministerens kontor raskest til å journalføre dokumenter, med en journalføringstid på 13 kalenderdager i gjennomsnitt.
Justis- og beredskapsdepartementet og Kunnskapsdepartementet er senest, med en gjennomsnittlig journalføringstid på henholdsvis 61 og 55 dager.
Ikke godkjente arkivløsninger
Mange ikt-systemer med saksdokumentasjon har ikke godkjent arkivløsning.
— Økte dokumentmengder, flere kommunikasjonskanaler og e-postens inntog i saksbehandlingen har lenge utfordret både regelverk og praksis på dette området, sier Foss, i pressemeldingen.
Mange departementer og statlige virksomheter verken arkiverer eller journalfører betydelige mengder arkivpliktige dokumenter. De blir dermed ikke offentlig kjent og utilgjengelig for innsyn. At journalføring skal skje løpende, etterleves i mange tilfeller ikke, skriver riksrevisjonen i sin pressemelding.
Videre forhåndsunntas dokumenter fra innsyn oftere enn forutsatt. Hvert fjerde dokument som ble registrert i offentlig elektronisk postjournal i 2015, ble forhåndsunntatt. En gjennomgang av 236 dokumenter viser at det i over 60 prosent av tilfellene er vanskelig eller umulig å se behovet for forhåndsunntak.
Tre departement unntar 50 prosent
Tre departementer – Justis- og beredskapsdepartementet, Arbeids- og sosialdepartementet og Forsvarsdepartementet – unntok nesten halvparten av sine journalførte dokumenter på forhånd.
— Vi mener at dette er en sterkt kritikkverdig praksis som undergraver hovedregelen om innsyn. Forhåndsunntak bør bare gjelde opplysninger underlagt taushetsplikt eller der det anses uaktuelt å gi merinnsyn, sier Foss.
En annen gjennomgang av et utvalg dokumenter i sju departementer der krav om innsyn ble avslått, viser at mer enn hvert tredje avslag manglet rettslig holdbart grunnlag.
— Dette bidrar til å uthule offentlighetsprinsippet. Og i mange tilfeller der det er anledning til å unnta fra innsyn, burde det også vært vurdert og gitt merinnsyn, altså innsyn i hele eller deler av dokumentet, sier riksrevisor Foss, i følge pressemeldingen fra Riksrevisjonen.
