Bedre kommunikasjon, lettere tilgjengelig informasjon og enklere bruk. 3. januar 2005 åpnes UiBs intranett for alle ansatte.
Nå jobbes det for fullt på fakulteter, institutter og andre avdelinger ved Universitetet i Bergen for å legge til rette informasjonen på intranettsidene. Når du klikker på nettleseren første arbeidsdag neste år, vil du vil bli bedt om logge deg inn, og en ny startside vil dukke opp. Dette er UiBs nye felles ”informasjonshjem”.
Tydelig kanal
– Vi får en tydeligere informasjonskanal enn det vi har hatt før. Informasjonen til de ansatte blir mer strukturert, bedre og lettere å vedlikeholde, sier Rune Smistad og Helge Olsen ved Formidlingsavdelingen, som styrer intranettprosjektet.
Men de ansatte skal ikke bare motta informasjon. Intranettet skal kunne brukes aktivt av hver enkelt ansatt, som kan publisere felles informasjon direkte. Hver enkelt ansatt skal være innholdsprodusent. Felles e-poster, oppslag og lignende kan erstattes med intranettets meldingstjeneste. En kalender gjør det enkelt å holde oversikt over hva som skjer på de enkelte stedene på universitetet til enhver tid.
Intranettet blir rett og slett stedet for å holde seg informert om alt som knytter seg til arbeidsplassen, og for selv å informere.
Funksjonelt
I høst har kontaktpersoner som skal administere intranettsidene på de ulike enhetene ved UiB fått kursing i hvordan intranettet kan brukes. Siden i vår har de kommet med innspill og ønsker som har blitt bakt inn i de tekniske løsningen som IT-avdelingen har utviklet.
Intranettmedarbeider ved Det juridiske fakultet, Espen Dahl, synes intranettet både er funksjonelt og tar seg godt ut. Nå ser han fram til å ta det i bruk.
– Vi har hatt informasjon på de eksterne nettsidene våre som er mest relevant for de interne. Dette flytter vi nå over til intranettet. Det vil gjøre det enklere både for de ansatte og andre å finne fram, sier han.
Han tror også intranettet kan gjøre det enklere å dele informasjon og bidra til å bedre kommunikasjonen mellom de administrativt og vitenskapelig ansatte på fakultetet.
– Dette er et savn i dag, sier Dahl, som håper alle nå vil følge opp og bruke intranettet aktivt.
Stor opprydningsaksjon
Universitetsdirektør Kåre Rommetveit roser alle som har deltatt i arbeidet med det nye intranettet og tror det vil gi en stor forbedring av informasjonsflyten ved UiB både innand og utad.
– Det har blitt gjort en betydelig opprydningsaksjon i informasjonssystemene som etter hvert hadde utviklet seg til å bli vel mye hummer og kanari. Nå får vi redusert støyen og samtidig en betydelig effektivisering, sier Rommetveit.
Med intern informasjon ryddet på plass, er også grunnlaget lagt for bedre ekstern informasjon. Snart begynner arbeidet med nye internettsider. Det skal fullføres i løpet av neste år.
Samtidig fortsetter arbeidet med å forbedre intranettet.
– Det vil bli en kontinuerlig prosess med videreutvikling. Vi ønsker tilbakemeldinger fra brukerne om ønsker og synspunkter, sier Olsen og Smistad.
Som en del av prosjektet er det utviklet et nytt publiseringssystem ved IT-avdelingen som langt på vei erstatter Dreamweaver til arbeidet med nettsidene. Det nye systemet er utviklet for at alle skal kunne bruke det uten spesielle forkunnskaper. En enkel manual er sendt til alle intranettkontakter.