Lager større administrative team
Arbeidet starter nå for fullt med å organisere administrative tjenester i større enheter. Nye tekniske systemer og ytterligere krav til effektivitet og studentoppfølging gjør at de ulike administrative oppgavene spesialiseres. Dermed må mange belage seg på at arbeidsdagen endres.
Omstillingsprosessen er allerede i gang på fakultetene, UB og Bergen Museum, og frem til nå har de kunnet velge mellom ulike organisatoriske løsninger. På psykologi, juss, medisin, odontologi, UB og på Bergen Museum har de opprettet administrative fellestjenester, mens man på Mat.nat har egne administrasjoner for storinstituttene. HF og SV har operert med en slags blandingsmodell, men vil etter universitetetsstyrets vedtak 29. april om å ha fellestjenester som hovedmodell, måtte belage seg på å samle samtlige institutter under en slik tjeneste. Det betyr at de ansatte i administrasjonen får oppgaver på tvers av instituttgrenser og mellom institutt- og fakultetsnivå.
Trives i felles økonomiteam
HF-fakultetet opprettet i 2001 en felles økonomiseksjon for fire institutter og fakultetssekretariatet. I dag har de fire som jobber her ansvaret for ni institutter. På sikt skal samtlige institutt inn her. Eva Fauske er ansatt 50 prosent ved fellesseksjonen og 50 prosent på Historisk institutt. Snart tar hun ”med seg” instituttets økonomibit til HF-teamet i Villaveien 1.
- Jeg hadde jo selvfølgelig ønsket å kunne jobbe begge steder slik som i dag. Det er viktig for meg å være en del av instituttet og følge med på hva som skjer der. Men jeg forstår også at det kan være mer effektivt at vi jobber i team som er spesialiserte for oppgavene, sier Fauske, smiler til sine kolleger ved økonomiseksjonen og understreker at det er veldig kjekt å ha noen å diskutere felles problemstillinger med.
- Det er klart at arbeidet går raskere på denne måten. Nå har vi standardiserte rutiner for alle instituttene vi har ansvaret for, og hvis en av oss er borte, er det ikke noe problem for andre steppe inn overfor ”mine” institutt, supplerer Margaret Stenberg, som leder seksjonen.
Hun viser til en evaluering som ble gjort av tjenesten i fjor høst. Den konkluderer med at seksjonen har fungert etter intensjonene. Fakultetet har fått god økonomistyring og kompetansen er utviklet i løpet av perioden. Også instituttene er fornøyde.
- Det kreves veldig mye av dem som jobber her. Vi må hele tiden være med på effektiviseringstiltak og holde oss oppdatert ved kursing. På forhånd var det flere som sa til meg at det ville bli kjedelig å kun jobbe med økonomi, men der tok de feil, mener Stenberg som tidligere var kontorsjef på engelsk og germanistsikk institutt.
Aktuelt å bytte beite
i Økonomiseksjonen ved HF jobber også Liv Mørch som kommer fra Fakultetssekretariatet og Vigdis N. Westgaard som har bakgrunn som sekretær ved Arboretet. Hun ønsket å bytte beite etter femten år.
- Jeg var moden for litt forandring og syntes jobben ved økonomiseksjonen på HF hørtes spennende ut, sier hun, men legger til at hun forstår at andre kan vegre seg for å endre tilknytning på denne måten.
Det kan nemlig bli aktuelt for flere å bytte beite etter at prinsippene for omstilling av de tekniske og administrative tjenestene gikk igjennom universitetsstyret. Når fakultetene skal samle sine ressurser i større enheter, vil man sannsynligvis kunne frigjøre flere stillinger til administrative oppgaver rettet inn mot undervisning og forskning, men det vil også bli noen overtallige.
Ett av tiltakene som styret godkjente var å gi fullmakt til Personal- og økonomiavdelingen (PØA) slik at de kan foreta direkte innplassering i stillinger ved overtallighet. Det betyr at fakultetene melder fra sentralt dersom de har ledige ressurser og at Personal- og Økonomiavdelingen, som har oversikten over ledige stillinger totalt på institusjonen, plasserer vedkommende der det passer best.
- Dette arbeidet gjøres selvfølgelig i nært samarbeid med arbeidstakerorganisasjonene, og vi har også i denne forbindelsen satt av midler til eventuelle kompetansehevingstiltak hvis det er nødvendig i forhold til nye oppgaver, sier rådgiver ved PØA, Line Rye.
I dag er andelen teknisk- og administrativt personale 42 prosent, og under styrets behandling innrømmet universitetsdirektøren at dette nok er noe i overkant av hva som trengs. Dette kan sannsynligvis løses gjennom naturlig avgang og omdisponeringer. Det er et mål å fordele de ressursene universitetet har etter det som er mest hensiktmessig.
Utviklingsprosjekt for tekniske tjenester
Direktør for PØA, Kjell Bernstrøm forteller at denne omstillingen vil skje gradvis i takt med innføringen av de nye tekniske løsningene.
– Vi er i ferd med å bygge opp en helt ny struktur rundt datasystemer, opplyser Bernstrøm og viser blant annet til systemene for innkjøp og fakturabehandling, eiendomsregistrering, lønns- og personaladministrasjon, samt elektronisk saksbehandling og arkiv.
Først ut er elektronisk fakturabehandling som skal innføres i hele organisasjonen fra 1. januar 2005.
Som et ledd i omstillingsprosessen skal også IT-tjenestene knyttet til service- og klientdrift sentraliseres. Hensikten er å redusere antall utførende nivåer og gi økt driftsikkerhet. Målet med en sentralisering er også å redusere kostnadene slik at man frigir ressurser som kan brukes til bedre brukerstøtte for studentene.
Et annet viktig tiltak som skal iverksettes i tråd med omstillingsplanen er et utviklingsprosjekt for tekniske tjenester relatert til forskning og undervisning. Det har lenge vært pekt på behovet for en gjennomgang av kompetansekrav fordi man ser en ubalanse mellom krav om bruk av avanserte forskningsmetoder og teknologi på den ene siden og den kompetansen som faktisk finnes i gruppen.
Man skal nå sette i gang et prosjekt for å avdekke dette kompetansebehovet og her trekker man inn ekstern bistand i tillegg til institutt, fakultet og fagforeningene. Prosjektet skal starte opp til høsten og være ferdig ved utgangen av 2005.