Mange blir berørt når økonomisystemet effektiviseres

Økonomisystemet til UiB er nå oppe på en internettplattform (11 i). Det muliggjør tiltak for å effektivisere og standardisere administrative oppgaver. I tiden fremover vil man se på de øvrige administrative systemene knyttet til blant annet innkjøp og fakturabehandling, eiendomsregistrering, lønns- og personaladministrasjon, samt elektronisk saksbehandling og arkiv, med tanke på videreutvikling og tilpasning til organisasjonens fremtidige behov.

– Vi er i ferd med å bygge opp en helt ny struktur rundt datasystemer, opplyser personal- og økonomidirektør Kjell Bernstrøm, som nylig presenterte aktuelle administrative omstillingstiltak under UiBs styrerkonferanse på Voss.

Første skritt på veien er elektronisk fakturabehandling og scanning-løsning. Universitetet skrev kontrakt forrige uke, og vil i første omgang teste ut systemet ved Institutt for samfunnspsykologi, Bjerknessenteret og Personal- og økonomiavdelingen. På grunnlag av dette skal det utarbeides en mal for håndtering av inngående faktura som etter planene skal gjelde for hele universitetet og Unifob fra neste vår.

– Mottaket av fakturaer skal bli sentralisert til regnskapskontoret, der vi også skal kunne ta i mot elektroniske fakturaer. De som er papirbasert vil scannes inn, slik at all videre behandling av fakturaene kun skal skje elektronisk. Dette gjelder blant annet. kontering, attestering og anvisning av fakturaene. Dette innebærer at bestillingsrett knyttes til anvisningsrett, slik at færre personer enn i dag vil ha fullmakt til å bestille varer og tjenester på vegne av institusjonen forteller Ingvild Larsen, som har ledet det elektroniske faktura-prosjektet fra Personal- og økonomiavdelingen.

At organisasjonen trenger mer rasjonelle og strømlinjeformete rutiner rundt økonomisystemet, er helt åpenbart, mener Kjell Bernstrøm.

– Disse rutinene har hittil fått utviklet seg veldig forskjellig fra enhet til enhet. Med et bruttobudsjett på to milliarder er vi nødt til å få en større samordning. Dette vil komme universitetets primæroppgaver til gode. Frigjorte midler ved enhetene vil kunne kanaliseres til oppgaver innen forskning, utdanning og formidling. Gjennomføring av kvalitetsreformen er et godt eksempel på oppgaver som trenger økte ressurser, mener Bernstrøm, og legger til at den betydelige omleggingen av systemene vil være svært merkbar for mange ansatte.

– Vi vil få behov for kompetanseutvikling i kjølvannet av dette. Det er klart at de som blir berørt skal få hjelp til å omstille seg for andre oppgaver, sier Bernstrøm.

Han understreker at disse omstillingene må sees i et femårs-perspektiv.

Nytt lønns- og personalsystem har vært på anbud, og fristen gikk ut 15. september. Elektronisk saksbehandling og eiendomsregistrering ligger lenger frem i tid, i følge økonomidirektøren.

Avdelingen vil legge frem en sak for Universitetstyret i november hvor de skisserer opp hvilke konsekvenser omleggingene vil ha for organisasjonen og anbefale ulike tiltak rettet inn mot dette.