Personalmapper har frem til nå vært lagret manuelt i papirform ved UiB. I løpet av året byttes disse ut med den digitale portalen Pagaweb. Med denne får hver enkelt UiB-ansatt sin egen elektroniske mappe som han selv registrerer fravær, reiseregninger og annen personalia i. Den ansatte får også oversikt over egen personal- og lønnshistorikk.
– I tillegg til at hver enkelt får lettere tilgang til egne opplysninger, blir det også lettere for de personalansvarlige ved enhetene å få oppdaterte opplysninger om sine ansatte, sier økonomidirektør Kjell Bernstrøm.
Knirkefritt
Siden høsten 2011 har Det samfunnsvitenskapelige fakultet vært prøveklut for den elektroniske personalportalen.
– Innføringen av Pagaweb har gått forbausende bra. Vi har ikke fått noen negative tilbakemeldinger så langt, sier fakultetsdirektør Lise Gundersen.
Alle instituttene deltok på infomøter og de ansatte forsto raskt at den nye løsningen ikke medfører administrativt merarbeid eller nye kontrollrutiner, ifølge Gundersen. Det er kun snakk om ny teknologi.
– Jeg tror de ansatte føler at dette er en naturlig utvikling. De fleste registrerer reiseregning på nettet, benytter nettbank og bruker ulike webløsninger hver eneste dag, sier hun.
Artikkelen fortsetter under bildet.
Ikke fortvil dersom denne slutter å komme i postkassen. Sannsynligheten er stor for at lønnslippen din har blitt digital. (Foto: Kim E. Andreassen)
Klart til høsten
Etter SV-fakultetet vil det elektroniske mappesystemet innføres i Sentraladministrasjonen og deretter ved de øvrige fakultetene og Uni Research.
– Vi har et mål om å få hele universitetet inn under systemet til høsten, sier Bernstrøm.
Mest brukt
I tillegg til at den enkelte ansatte vil få tilgang til sin egen mappe, vil ledere og saksbehandlere ha tilgang til informasjonen. Bernstrøm tror ikke at innføringen av det elektroniske systemet fra Blue Garden vil svekke personvernet på noen måte.
– Systemet er den mest brukte personalportalen i Norge. I dag har den rundt en halv million brukere, deriblant Helse sør-øst, sier Bernstrøm.
Systemet er også mer miljøvennlig enn dagens papirmølle, legger økonomidirektøren til.