Det integrerte timeplanleggings- og rombookingssystemet Syllabus Plus har skapt mykje frustrasjon på institutta.
Inneverande semester er det andre semesteret der rombooking og timeplanarbeid har skjedd via det sentrale datasystemet Syllabus Plus. Systemet vart innført for å gjere det enklare å sette opp ein timeplan der viktige emne ikkje kolliderer, og der ein får utnytta undervisingsareala best mogleg. Informasjon om undervisingsaktivitetar og undervisingsrom blir henta inn av administrasjonen ved dei ulike einingane. Deretter utarbeider Utdanningsavdelinga ein felles timeplan på bakgrunn av informasjonen.
Tungvindt og tidkrevjande
Men innkøyringa har ikkje vore problemfri. Ein ringerunde På Høyden har gjort på institutta, viser at brukarane er samde om kritikken:
• Det tok mykje lenger tid å utarbeide timeplanane enn ein var førespegla. Timeplanen var ikkje klar før ved undervisingsstart.
• Då timeplanane endeleg kom, inneheldt dei mange feil.
• Det er tungvindt og tidkrevjande å endre på timeplanen, til dømes dersom ei førelesing må flyttast eller avlysast. Det tek lang tid å få tilbakemelding på endringar ein vil ha utført.
• Ikkje alle endringar kjem automatisk til syne i Studentportalen. Studentane kan ikkje vite om informasjonen dei finn, stemmer.
Fullt av feil
– Hovudproblemet hjå oss har vore at då timeplanane kom, var dei fulle av feil, seier styrar ved Filosofisk institutt, Kåre Johnsen.
– Ved orienteringsmøta for studentane var nesten ingen opplysingar korrekte, og studentane fekk sjølvsagt problem med å legge planar, sidan dei ikkje kunne stole på opplysingane dei fann på nett. Det blir sendt ut informasjon til studentane som vi ikkje har kunna kvalitetssikre. UiB har hatt eit år på seg til å innføre dette systemet, så det er ikkje godt å seie kvifor det framleis er så vanskeleg.
Instituttet kjem no til å sende eit brev til Utdanningsavdelinga der dei tek opp problema systemet har medført for instituttet. Rotet går utover både dei administrativt tilsette, studentane, og dei vitskapleg tilsette som blir offer for dobbeltbookingar og andre feil.
– Dersom systemet ikkje kjem til å fungere betre enn no, meiner vi det eigentleg er verdilaust, seier Johnsen.
Framleis von
– Vi må berre vedgå at vi ikkje har fått det til slik som vi kunne ønskje, seier universitetsdirektør Kåre Rommetveit.
– For å få eit slikt system til å fungere, må ein vere meir firkanta når det gjeld slikt som tidsfristar, enn mange er vande med. Det er lite rom for fleksibilitet, og det har skapt problem i innkøyringa.
Han opplyser at UiB no vil sjå nærare på kor mykje av problema som skuldast sjølve systemet og kor mykje som skuldast handteringa av det.
– Vi har snakka med dei som har administrert systemet, og kjem til å ha møte med fakulteta for å høyre om deira erfaringar og problem. Vi vonar framleis at dette systemet vil gje oss ei meir rasjonell utnytting av undervisingsromma, men må erkjenne at vi har hatt store vanskar i innkøyringa. Alternativet er å auke undervisingsarealet, og det vil bli ei kostbar løysing som eg ikkje trur vi er tente med, seier han.