Unngår kollisjoner med felles timeplan
UiB har som første universitet i Norge fått et integrert system for timeplanlegging og rombooking. Systemet, som favner nær 4500 undervisningsaktiviteter og 450 rom, sikrer studentenes mulighet til å kombinere ulike emner.
Systemet gir studentene tilgang til oppdatert informasjon om undervisningsaktiviteter via studentportalen.
Moduliseringen som følge av Kvalitetsreformen innebærer at studentene kan sette sammen emner - gjerne på tvers av institutt- og fakultetsgrenser. Dette har i praksis ikke alltid vært helt enkelt fordi undervisningen gjerne har krasjet. En felles løsning for timeplanlegging for hele universitetet hindrer at dette skjer.
- På bakgrunn av innmeldte behov fra fagmiljøene, en oversikt over anbefalte emnekombinasjoner og historiske data, utarbeider det nye systemet et forslag til felles kollisjonsfri timeplan. Dette hadde vært tilnærmet umulig dersom vi skulle gjort det manuelt, sier utdanningsdirektør Mette Myrmell Torrissen.
Bedre romutnyttelse
Timeplanleggingssystemet Syllabus Plus er levert av Scientia, som også har utviklet et nettbasert rombookingssystem. Da Utdanningsavdelingen anbefalte å bytte ut det gamle Locus-systemet med en integrert løsning, var det fordi man ved å skifte slapp en komplisert dataoverføring mellom systemene.
UiB har på denne måten gått et steg videre enn for eksempel Universitetet i Oslo. De har også tatt i bruk Syllabus Plus, men utnytter per i dag ikke mulighetene fullt ut. UiO vurderer imidlertid å gjøre som UiB i nær fremtid.
- I tillegg til å sørge for at undervisningen ikke krasjer, får vi nå en mye bedre romutnyttelse fra høsten 2004. Det viser seg også at underskuddet på undervisningsrom ikke er så stort som mange har trodd, sier utdanningsdirektøren.
I løpet av denne uken skal fakultetene få et utkast til timeplan i hendene, og den endelige planen skal være klar rundt 10. juni. Fra slutten av juni vil studentene få tilgang til timeplanen via studentportalen. Personlige timeplaner vil være tilgjengelige for studentene gjennom “Mi side” i portalen, basert på de emner og grupper som studentene er påmeldt via Studweb.
Torrissen understreker at dette store løftet hadde vanskelig latt seg gjennomføre om det ikke hadde vært for den gode dialogen med fakultetene. En referansegruppe bestående av én representant fra hvert fakultet har koordinert arbeidet med å innhente data.
Gevinsten overskygger utfordringene
Som følge av at det skal lages en felles timeplan for all undervisningsaktivitet ved UiB, må arbeidet med å planlegge påfølgende semester starte mye tidligere enn hva som har vært vanlig. For å få samordnet undervisningsaktiviteten og utnyttet rommene bedre, blir det også slutt på tretimers økter og de ulike forelesningsrekkene kan bli lagt til andre tidspunkt enn tidligere. Utdanningsavdelingen er imidlertid sikre på at gevinsten av det nye systemet vil overskygge disse utfordringene.
- Ikke bare vil de gagne studentene våre og institusjonen som helhet. Når vi blir kjent med systemet vil det også være tidsbesparende. Det er grenser for hvilken kapasitet hjernene våre har - å koordinere 4500 undervisningsaktiviteter er nærmest utenkelig uten et verktøy som Syllabus Plus, sier Torrissen.