Vil bedre timeplanleggingen
Utdanningsavdelingen vil nå utvikle løsninger som bedre ivaretar den enkelte lærers behov i forhold til avlysninger av forelesninger og andre endringer. De vil også ha tettere kontakt med emneansvarlige.
De foreslåtte endringene vil også sikre studentene mer kvalitetssikrede timeplaner.
Universitetet innførte i fjor vår et elektronisk timeplanleggingssystem for å bedre utnytting av undervisnings- og grupperom og sikre kollisjonsfrie timeplaner for studentene. Systemet medførte store endringer for hele organisasjonen og satte strenge krav til samordning av rutiner og overholdelse av frister. Det nye systemet har blitt møtt med til dels sterk kritikk fra både ansatte og studenter. De har blant annet pekt på mangler ved løsningen og ettersøkt oppdatert informasjon i Studentportalen.
Et utvalg har nå gått gjennom timeplanleggingen ved UiB og kommet med forslag til en rekke forbedringer. Utvalget besto av representanter fra de vitenskaplige og administrativt ansatte og fra studentene. De har først og fremst pekt på at informasjonsutvekslingen har vært for dårlig.
Styrke kontakten med emneansvarlig
I en sak som var oppe i Universitetsstyremøte 9. juni, ble det påpekt at systemet ble innført under stort tidspress og at man i etterkant også har sett at den nødvendige informasjonen ikke har nådd ut til alle.
Direktør for Utdanningsavdelingen (UA), Mette Torrissen, forteller at de nå vil styrke informasjonsutvekslingen med kontaktpersonene på enhetene og de enkelte emneansvarlige.
- Vi er blant annet i dialog med IT-avdelingen og leverandøren av Syllabus Pluss om å utvikle en løsning som gjør det mulig for forelesere å avlyse forelesninger og melde inn endringer via Mi side i Studentportalen. Vi ønsker å utvikle et elektronisk skjema for innmelding av endringer for emneansvarlig til UA med automatisk kvittering i revisjonsperioden og et tilsvarende skjema for bestilling av ny forelesningstid, sier hun.
Tidligere har det blitt rapportert om at det i timeplanleggingssystemet har oppstått lærerkollisjoner.
- Årsaken er at det i de fleste tilfellene dessverre ikke er avgjort hvem som skal ha undervisningen på det tidspunktet vi ber om at undervisningsdata blir lagt inn i FS.
Det er nå innført en prøveordning som gir Det matematisk naturvitenskapelige fakultet og Det psykologiske fakultet ansvaret for å revidere egne timeplaner. På bakgrunn av de erfaringene som gjøres her, skal man vurdere og det er en hensiktsmessig løsning og om det er ønskelig å utvide denne til å gjelde flere fakultet.
Utdanningsavdelingen har også styrket sin bemanning for å redusere responstiden på ønsker om endringer.
Mer utstyr
Siden timeplanlegging og rombooking ble samordnet i samme system, ble ansvaret for begge funksjonene lagt til Utdanningsavdelingen. Torrissen forteller at det har vært en utfordring å ha oversikt over tilgjengelige lokaler og deres utrustning. Ikke minst har den ulike utrustningen vært en utfordring for lærerne. Hun er derfor glad for å kunne melde om at det fra høsten av vil være standardisert utstyr i mange undervisningsrom, takket være en bevilgning på fem millioner kroner.
- Det vil derfor bli lettere for lærere og studenter å bruke ulike undervisningsrom, sier utdanningsdirektøren og undertsreker at dette arbeidet ledes av Personal- og økonomiavdelingen.
Hun presiserer at bestilling av rom til undervisningsaktiviteter som er knyttet til en emnekode skal gjøres via timeplanleggingssystemet, slik at disse blir synlige i studentenes timeplan på ”Mi side”. Det er derfor bare ad hoc-aktiviteter som skal gjøres via rombookingssystemet.
Torrissen viser til retningslinjene og tidsfrister for timeplanleggingsarbeidet under utdanning på intranettet.